如何做會議紀要 - 4種方法來做會議紀要

目錄

方法1：提前準備

1、瞭解公司的會議政策。如果對會議記錄的正式性要求較高，就得問清楚是否按照《羅伯特議事規則》或是別的標準。如果沒那幺正式，則需問清楚公司希望會議記錄裏涵蓋那幾塊內容、會議記錄將作何用。作為記錄者，不必熟讀全本《羅伯特議事規則》，不過買一本（或借一本）用來參照還是很有幫助的。

明確你的角色。有些會議祕書不參加會議討論，而有些既要做筆記還要參加討論。無論怎樣，會議祕書的中心工作還是做筆記，不承擔會議主持或協調員等角色。

2、提前準備一個模版。所有會議紀要的格式大致相同。模版能為你提供便捷的參照。 至少包括以下內容： 會議類型。週會還是年會？小型會議還是特殊會議？

日期、時間、地點。留一塊地方寫會議起始和結束的時間。

會議主席、各領導及其祕書或代理人的姓名。

參會人員和缺席致歉。注意是否達到法定投票人數。

你的簽名處。作為記錄者，你需要簽名。在會議紀要通過公司審核後可能還需簽名。

可以附上會議日程。如果會議主席或協調員沒讓你寫會議日程，那麼應該有專人寫。參照會議日程對整理筆記有幫助。

3、帶上電腦或筆記本。習慣用哪個就帶哪個。如果你經常寫會議紀要，就專門用一個本子，或者在電腦上建個獨立文件夾。若上一次會議的紀要還沒有提交審核，就把上一次的也帶着。

可以用錄音設備輔助，方便會後轉錄，但錄音不能代替現場筆記。錄音前先徵求參會人員的同意，之後轉錄時也不要一字一句照搬。

學習縮記法可以加快筆記速度，但是不用記錄會議中的每句話。這是應該避免的。

如果公司要求你公開記錄，則使用投影儀或演示板。寫字不能模糊，確保會後能把筆記帶走，用於轉錄。

方法2：會議中做筆記

1、發放參會人員簽名單。等到所有人到齊後，發一張紙，讓大家簽上自己的名字和聯繫方式。會後可以謄寫到模版裏，或者直接把這張紙作為附件也可以。這種方法一般用於大型會議。 如果參會人員中有很多你不認識，你可以看看座位安排表，並在他們自我介紹時記錄他們的名字。名單放在身邊，以便會議記錄時隨時參照。

2、儘量填滿模版。在等待開會時，填好公司名、日期、地點、會議類型（如董事會、特別委員會等）。會議一開始，記下開始時間。 如果沒有模版，就把這些信息寫在筆記最上方。

若會議在特殊時期召開、有特殊目標，提前通知參會人員。轉錄筆記後，也要把會議特殊目標作為附件。

3、記錄第一次提議的結果。大多數會議都會以一個提議開始，我們以此舉例。確保記下提議的所有相關信息： 一般以這樣的句子開頭："我提議採用此項計劃。"

提議人的姓名。

投票結果。提議通過或提議未通過。

如果提議很長，你可以要求他們以書面形式提交，以免不能準確記錄。如果經常遇到這種問題，你應該向公司建議制定一個規章：一定字數以上的提議需要以書面形式提交。

若你起草了本次會議日程，那麼你既是記錄者也是提議者。這沒什麼不可，只要你在記錄自己的話語和行動時也保持客觀。

4、記錄其他提議。仔細聆聽所有討論，但是不需要記錄討論內容，除非有特殊規定。只記錄和提議相關的內容。每個提議都要嚴格按照原本的措辭，還要記錄提及人和投票結果。

有些提議在投票前需要附議。如果有人説"我附議該項提議"，你就要記下附議人和附議內容。

假如你不知道提議人的名字，或需要他重複提議，可以禮貌地詢問。打斷一下沒關係，重要的是保證信息的準確性。

如果提議的措辭有改動，只需直接在記錄上相應改動。除非改動違背了之前的意思，而且引起激烈討論，否則不需要記錄"有過改動"。

5、聽參會人員的報告，並獲取報告副本。當有人對照某文件唸了一則報告或新聞，你要記下報告人和報告內容。如果其中包含提議，用常規記錄提議的方式來記錄。最實際的做法就是會後向報告人要一份報告副本。在會議過程中記一筆，提醒自己會後去要相關材料。轉錄會議紀要後，把報告作為附件。

如果報告人沒提供副本，要弄清楚怎樣能夠得到。會後需要獲取。

如果只是口頭報告，而不是對照文件讀，那麼只需對報告內容進行簡要客觀的概括。不需要記錄細節和報告人的具體措辭。

6、記錄分配的任務。包括提交的上次會議任務和本次會議佈置的新任務。有人被指定寫一份信件？記下他的名字和任務要求。 和會議的正式性相關，很多任務被包括在提議內。若是非正式會議，可能某些決定表述得不夠不清晰，所以你需要仔細聽。

如果會上還説明了決定的理由，你也需要概括性地記錄。

7、記錄會議主席的指示。當某個異議正式進入討論程序，就要記錄該異議及其理由，還有會議主席的指示。 建議參照《羅伯特議事規則》和公司章程。

8、只有在特別要求時，才需概括性地記錄會議中的討論。嚴格地來説，會議紀要是記錄正式提議和決定的，而不是具體討論內容。不過，如果公司有特殊規定，那就記錄討論。客觀地記錄討論。記實質性的要點而不是觀點，刪去形容詞、副詞等修辭。以客觀、精簡為目標。

不記錄討論中的説話人。這點在記錄激烈的爭論時尤其重要，提到名字可能會冒犯對方。

9、收尾。記錄會議結束的時間。記得向報告人要報告副本，或讓他們用郵件發送給你。 快速瀏覽紀要，檢查是否有遺漏或不清楚的地方。如果有問題，在參會人員離開前及時問清楚。

方法3：會議後轉錄

1、儘早轉錄。最好會後馬上轉錄，此時記憶最清晰。

2、用電腦把筆記打成電子版。如果會議中是用電腦記的，那就跳過這步。然後新建一個文檔轉錄筆記，把筆記文檔打開在一邊做參照。

3、把筆記整理成明確的段落。每個提議、決定、要求獨立成段。檢查以下幾點： 拼寫和語法正確。可以使用拼寫檢查軟件。

客觀性。不能含有你自己的個人意見。會議紀要必須保證客觀性。

用詞明瞭、準確。用精準的詞替換模糊的詞。刪去修飾性的描述。

只記錄行動，不記錄討論。除非有特殊要求。

標頁碼。

4、把會議紀要的初稿發放給相關人員。按照一開始讓參會人員填寫的聯繫方式，發放到他們的郵箱。會議主持人那邊應該也有聯繫方式。

5、審定，獲得批准。你可能需要在下次會議上朗讀這次的會議紀要，接受審定。如果紀要中的提議都通過，則紀要獲得批准。如果在批准前經過修改，要在文件中註明有修改。但不用註明具體修改內容。

如果獲得批准後再有人提議修改，要一字不差地記錄提議內容和提議是否通過。

方法4：使用模版

1、訪問會議文件模版網站。使用模版會更有條理，也能避免格式錯誤。

2、瀏覽比較。用網站上的搜索功能，找一個最適合你用的模版。按照具體要求檢索模版（通用或標準），找到適合的模版，然後點擊"下載"或"使用"。保存下來，確保下次能找到。

3、打開模版。下載後解壓，用Microsoft Word或Exel打開。為了方便使用、達到最佳效果，建議使用最新版Microsoft Word。保持更新就能享受更多新功能，操作更方便。

4、在頁眉處添加公司標識和版權信息。刪去範例中的標識，不過記得閲讀模版使用條例，避免不必要的法律糾紛。

5、換標題。刪去範例文字，寫上實際的會議紀要標題。

6、換模版主題（可選）。你可以更換模版的顏色或別的主題，使之更專業。很簡單：找到"頁面佈局"，點擊"顏色和主題"，你可以自己設置。比如選用和公司標誌相配的顏色。

7、調整模版結構。有些板塊多餘或缺失，或者你不喜歡它的樣式。根據自己的需要來調整。

8、保存，以備會議上使用。用Microsoft來做會議筆記，方便快捷且更有條理。不過你也可以把模版打印出來，手寫筆記。注意調整好行高，確保空白足夠填寫信息。

9、檢查模版。恭喜你做好了模版。有了模版作參考，一定能提高效率和準確度。別忘了快速瀏覽一遍，看看有沒有缺失的或模糊的地方。檢查完，確保沒有問題，那麼你已經充分準備好啦！

小提示

會議中靠近主持人坐，方便詢問沒聽清楚的信息。

把會議紀要儲存在安全的地方。

讓提議人提交書面提議，以免記錄不準確。

有疑問時要問清楚，別怕打斷會議。

會議紀要很重要。它們會被保存、參照很多年。尤其是關於法律問題的會議紀要，還影響到相關人員的聲譽。

閲讀部分《羅伯特議事規則》，尤其關於祕書的職責那一節。

按照時間順序記錄。如果某話題被提起兩次，不要合併到一起。

警告

保持客觀，不能參雜個人推斷。

不記錄受到“律師客户保密協議”保護的內容，只需註明“該部分討論系律師客户保密協議，故不記錄。”

如果被指定要求記錄保密性討論（如律師和客户間），應該把這部分記錄獨立開來，並表明保密性和哪些人有權閲讀。