会务安排计划怎么写 - 会务月计划怎么写

（一）会议总体方案的含义 会议总体方案是对所要举办的会议进行总体安排的策划文案，是会议预案的一种。

（二）会议总体方案的基本内容 1.会议的名称。会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法。

2.会议的目标和指导思想。 3.会议的主题、议题和议程。

4.会议的对象、规格和规模。会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

5.会议的时间。包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排。

6.会议的地点。一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）。

7.主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组的构成等。 8.会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。

9.会议的接待、后勤保障措施和技术手段。 10.会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。

11.会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。 12.其他应当说明的事项。

（三）会议总体方案的结构与写法 1.标题。写明会议的全称和策划书或方案（预案），如“**国际学术会议筹备（总体）方案”。

“总体”二字也可以不写。 2.主送机关。

直接上报上级机关，应当写明上级机关的名称。以请示的附件上报的，可不写主送机关。

3.正文。正文部分应当逐项载明总体方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。

开头部分可用一段文本写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。表述有两种方法：一种是详述法，详细表述各项具体安排。

另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划作原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。直接上报请求批准的方案，结尾处要写“以上方案请审批”等字样。

正文写作要做到总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调。 4.附件。

如有附件，在正文下方写明附件的名称和序号。 5.落款。

署制定机构名称。经审批下发执行的总体方案也可署审批机关的名称。

6.成文时间。写正式提交的日期。

一、策划书名称

尽可能具体的写出策划名称，如“*年*月**大学**活动策划书”，置于页面中央，当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。

二、活动背景 ：

这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述；具体项目有：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，对其作好全面的分析（SWOT分析），将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。如环境不明，则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。

三、活动目的、意义和目标：

活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性

四、资源需要：

列出所需人力资源，物力资源，包括使用的地方，如教室或使用活动中心都详细列出。可以列为已有资源和需要资源两部分。

五、活动开展：

作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。在此部分中，不仅仅局限于用文本表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。

这里可以提供一些参考方面：会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。请根据实情自行调节。

六、经费预算：

活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。

七、活动中应注意的问题及细节：

内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定

性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。

八、活动负责人及主要参与者：

注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）。

注意：

1、本策划书提供基本参考方面，小型策划书可以直接填充；大型策划书可以不拘泥于表格，自行设计，力求内容详尽、页面美观；

2、可以专门给策划书制作封页，力求简单，凝重；策划书可以进行包装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等；

3、如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订；

4、策划书需从纸张的长边装订；

5、一个大策划书，可以有若干子策划书。

注：1、该策划书格式由我和我的学生助手张志永共同完成，感谢他的辛勤劳动；

2、本格式主要参阅书目类别为：营销策划、项目管理和创业计划指导书；

3、SWOT分析是现代管理一种分析技术，我们认为它的应用领域广泛，特将其引入大学活动策划；

4、项目尚不够齐全，欢迎网友指出其中不足并做以补充，让它的实用性和易用性更强一些；

◇会场预约◇

我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划；我们将根据会议的级别，为您选择会议举办地；我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点；我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。 ◇负责会场的布局，设备安装调试◇

我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。◇印刷材料的设计制作◇

我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务；我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷；我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置.◇参会者的接送◇

我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.◇参会者的餐饮◇

我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点.

◇参会者业余时间的安排◇

我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式；我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行；我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择

一、时间：2007-02-04

二、地点：项目部会议室

三、名称：安全例会纪要

四、纪要内容：

2007年2月4日下午两点，安监部组织各二级单位和外协单位负责人在项目部会议室召开周安全工作例会，纪要如下：

1、对上周安全检查提出问题及安排事项进行逐项落实，对脚手架搭设等情况进行了重点强调、布置。要求各专业做好日常安全工作的保持，做好春节前的各项安全工作。

2、要求各部门组织学习业主、上级下发的安全文件，做好春节前后的安全管理工作和现场禁烟工作。

3、春节期间值班人员报护卫队，做好人员的管理控制。

4、各部门、外协单位对于现阶段的生产工作要安排好，加强职工思想稳定的教育。

5、现在的主要工作是空冷岛区域吊装和汽机房内安装工作及保温等工作，天气寒冷，施工人员的动作不灵活，重点做好防高处坠落和高处落物工作。

6、各专业做好冬季安全培训，要针对..地区冬、春季风大的情况对项目部编制的防护措施及应急响应方案重点学习。

参加人员：

。。。。、

一、会名

二、会议时间：年x年X月X日至X日，会期天

三、会场地点及主会场

四、参加人员和人数

五、大会主持人：

六、会务负责人：

七、议题和议程：

八、其他活动：

九、后勤服务安排

十、经费预算：：

十一、附件：会议日程表

十二、会务工作程序表：

十三、会议主题报告

十四、领导人的开幕词、闭幕词

十五、准备在会上交流的典型经验材料

十六、准备作大会重点发言的发言稿

十七、需提交给与会人员参考的各种材料

十八、提前寄发，主要是内容重要、需要基层充分讨论的文件

十九、报到时发放，就是将资料提前分装在会议资料袋中，在报到时发放。

二十、发出会议通知

二十一、后勤服务

二十二、布置会场

二十三、安排发言

二十四、会议记录

二十五、起草、修改会议文件，准备总结发言

二十六、会间后勤服务

二十七、会后的文本工作

二十八、会议文书材料的收集和归档

二十九、会议后勤服务的善后工作

三十、会务工作总结

会议组织流程

1、明确活动背景、目的

2、明确活动主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量

3、组织会务工作小组，确定会务组领导及成员，制定会议准备工作部署

4、根据确定的会议议程，制定会议预算，申请专项会务费用

5、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况，安全应急预案情况，形成会务指南样稿，经会议小组领导确认后开始印刷

6、发布会议通知，包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员

7、确认发言人，选择标准：有演讲能力、有影响力、受到普遍尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事

8、根据时间进行预演，防止时间不够和提前结束的现象

9、活动前期宣传

10、确定背景图、横幅、参会证、桌签、路引、活动现场路线图的样式和内容，经会议小组领导确认后，开始制作横幅、参会证、桌签等

11、检查各项宣传材料到位情况，包括横幅、路引、桌签、参会证

12、参会人员房间安排、餐饮安排

13、提前安排人员到达会议现场，安排会议室、住宿、餐饮事宜

14、检查各项会务资料到位情况，包括汇报材料、会务指南等

15、检查会议住宿、餐饮安排情况，如有晚宴，要协调好地点、酒水

16、确定进场时间、搭建内容

17、提前一天与主持人沟通，进行现场彩排与准备

18、组织布置会议室，并确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备

19、全面检查各项工作落实情况，安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员，统一着装

20、确定参会人员到会议所在地具体时间，做好分组

21、专人举牌迎接来宾，引领至接待区集中，同时段来宾集合完毕，引领上车。至酒店，引导到接待台签到。

22、熟悉来宾的工作人员应站在大门口迎接，做好参会签到，人员到位后发放房卡、资料袋，包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示（注意事项提醒、用餐及活动提醒）

23、VIP接待：专人专车全程陪同，专车送达酒店，引至贵宾区休息，代办手续，送至房间。开会时由高级别的领导亲自陪同，指引坐在前排

24、选好合影位置

25、回程票务协调

26、送宾流程：在酒店大堂定时定班， 专人领队，专人跟车

27、会议结束后，回收自带物品、整理会议纪要，发布会议成果，总结会议组织经验教训

如何制定完善的会议计划明确职责任务：会议有多种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。

因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。-交通费用：1、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通；2、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

3、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港**通费用。-会议室费用：1、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

2、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。

另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。3、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。

如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。4、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

-住宿费用：住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有的是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。

找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。

应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。-餐饮费用：会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

1、早餐：通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）2、中餐及午餐：中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

3、酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

4、会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。

通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。5、联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。

但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。-旅游费用：通常再会议结束以后会安排与会代表参加当地特色的旅游活动，一般来说可以找一些旅行社来安排会议旅游，费用由旅行社根据会议人数和天数报价。

-设备视听费用：除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算；设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理；音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。

-宴请及演出费用：通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有。

【案例】 小A是刚毕业不久的年轻大学生，进入公司之后，他所处理的很大一部分工作是会议组织事务，可这也成为他最大的一个烦恼。

由于公司领导众多，会议也多，时间和场地总是会出现冲突，再加上没有会议主持人 进行管理，总是产生议程混乱，议而不决，冗长低效的情况。领导不止一次地批评了小A，小A也很委屈，学校里的会哪有这么麻烦，随便拉到一个教室，两三句话就讲完了，哪里还能考虑到这么多问题。

忧心忡忡的小A来到了李教授的办公室，就他所遇到的问题进行请教。 【解疑】 小A（以下简称A）：李教授，为什么一件简简单单的会议组织我都做不好呢？ 李教授（以下简称李）：呵呵，看似简单，其实并不简单，它也是一项庞大的系统工程啊。

你所遇到的，其实是我们所说的商务礼仪的问题。 A：商务礼仪是什么概念？ 李：商务礼仪是在商务活动中体现相互尊重的行为准则，它是一种行为的准则，用来约束我们日常商务活动的方方面面。

它的核心作用是为了体现人与 人之间的相互尊重。我们可以用一种简单的方式来概括商务礼仪，它是商务活动中对人的仪容仪表和言谈举止的普遍要求。

仪容仪表是指个人的形象。言谈举止是指每一个人在商务活动中的职业表现。

A：那么李教授，从商务礼仪的角度来看，怎样才能组织好一场会议呢？ 李：首先你要对会议的性质有所了解。 按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。

公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。

A：每次开会前我总是手忙脚乱，好像有一堆事情需要确定，但却总是等到最后一分钟才定下来，还经常漏掉一些事项。 李：年轻人毛躁点可以理解。

从商务礼仪的角度，我们将会议分成会议前、会议中、会议后。 在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面： WHEN-时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。

这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。 WHERE-地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

WHO-人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。 WHAT-会议的议题，就是要讨论哪些问题。

OTHERS-会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

A：听您这么一说，我就明白多了，还有一个问题让我经常受领导批评，座位怎么排，怎么坐都很有讲究，可是我一点也不懂。 李：在中国传统文化中，十分讲究长幼尊卑之分，同样在商务礼仪中也会面临这样一些需要排定坐次的情况。

一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。 如果会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。

在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。

就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。

还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。

A：还有，在会议进行过程中，大家总是没有重点，东拉西扯，该解决的问题没有解决，无关紧要的话反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力尽，不了了之。 李：这就需要一个会议主持人作为议程管理的核心了。

一个有经验的会议主持人应该起到以下作用： •介绍参会人员 •控制会议进程 •避免跑题或议而不决 •控制会议时间 当然会议之前的沟通也很重要，让大家对议题充分熟悉，有的放矢，不做空谈，能够就重要事项达成共识，这就是一个高效会议的诀窍。 A：谢谢李教授，听完您这番话，我对以后的工作充满了信心，不会再犯向以前那样幼稚的错误了。

李：呵呵，年轻人犯错误，连上帝都会原谅的，我再提醒你几点。 在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。

主要包括： •会谈要形成文本结果，哪怕没有文本结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进； •赠送公司的纪念品； •参观，如参观公司，或厂房等。 •如果必要，合影留念。

有始有终，才是一个负责任的会议组织者。

会议议程只是会议流程的部分环节，下面提供会议流程： 会议流程 总结我们提供会议服务的经验，一般而言，您的会议确定以及成功举行，大多经过以下几个环节： 1、策划 我们提供会展企划代理 ，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。

2、咨询 在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。 3、考察 在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

4、确定 这个时间需要的是耐心与细致--我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。 5、执行 严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。

不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

6、结算 双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。 以下为相应的流程介绍 一。

会前： 1. 与会议主办方洽谈，了解相关会议需求； 2. 提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方； 3. 一般性会议利用网络传送大量关于会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料，让会议方提前做到成竹在胸； 3. 如有需求，可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况； 4. 确定方案，签订合同，预付定金。

二。 会中 3. 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等； 4. 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求； 5. 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排； 6. 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游等安排和确认； 7. 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认； 8. 会议礼品：会议礼品的采购、发放服务； 8. 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三。 会后 1. 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐； 2. 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册；。

会议通知格式 1、标题。

有完全式和省略式两种。 ①完全式包括发文机关、事由、文种。

②省略式，例如《关于**的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。

2、正文。 有的正文比较简单，只讲明为什么发布或批转这一文件，有哪些原则要求，主要的具体内容应看所附文件。

有的正文写多几句，借题发挥，补充强调有关要求，或作出指示，布置相应的工作。也就是要遵照执行、贯彻落实的具体内容在附件里，而不是在批转的通知中。

批转通知只是一个载体。书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。

会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。 书面通知以寄、发书面文本的形式所进行的会议通知。

会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。

有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。

做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。

机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。 电报通知写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文本不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩，各项内容都要写得明确具体，不能让对方猜测。

在不能确认被通知单位或个人是否参会时，应要求对方接到通知后回电。 传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。

如果只是个别地方不清晰，可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。

如果仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通知的记录。 墙报通知墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。

如果参会对象无法预计（比如一些自由参会的演讲会、报告会），要安排大一点的会场才行，以免到会人数太多，会场容纳不下，造成不好的效果。 会议通知格式范例一 关于召开机关各部门XX年工作总结XX年工作打算汇报会的通知机关各部门： 为深入查找XX年机关各部门工作不足，便于安排布署XX年机关各项工作，经研究决定，我局将于近期召开机关各部门XX年工作总结、XX年工作打算汇报会。

要通过此次会议，查找工作不足、总结管理经验、强化发展共识、明确责任事项，为实现企业快速发展、科学发展、和谐发展奠定基础。 一、会议时间：年月日时 二、会议地点：xx大院xx会议室 三、会议主要内容 机关各部门负责人汇报XX年各项工作任务完成情况和XX年具体工作打算。

四、参加会议人员 局领导、专员、监事会zhu/xi，机关各部门（含机关附属部门）全体工作人员。 五、有关要求 （一）与会人员要准时参加会议，无特殊情况不得请假。

机关各部门到会场签到后，必须报送汇报材料一份，用于XX年度效能监察。 （二）机关各部门要高度重视此项工作，工作总结要客观实际，真正查找到工作的不足。

工作安排要站在加强自身建设、提高行政能力，特别是有效发挥机关部门监督职能的角度，结合部门优势和业务特点，创新性地确定今年的工作目标和任务。汇报中要列出主导性和创新性工作的实施步骤和时间进度。

（三）汇报材料形成后，要组织本部门人员座谈讨论、认真修改、提高质量，坚决防止言之无物、偏而盖全。汇报材料字数在1600字左右，汇报时间控制在8分钟以内。

望相互转告，届时准时参考！ xxx办公室 xx年x月x日 会议通知格式范例二 **厂关于召开计划生育工作会议的通知所属各单位： 为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下： 一、会议内容： 二、参加人员： 三、会议时间、地点 **厂 *年*月*日 会议通知格式范例三 关于召开XX年颜料行业工作会议的通知各颜料企业及涂料相关单位： XX年是我国“xxx”规划开局的第一年。

如何在新的一年乃至整个“xxx”期间进一步落实科学发展观，优化产业结构，合理调整产品结构，把握市场定位，改变经济增长方式，保持颜料工业健康有序的向前发展，是整个颜料行业当前亟待解决的重要课题和任务。为促进国内颜料企业在新时期有更大的进步与发展，从整体上提高行业自主创新能力和水平。

中国涂料工业协会研究决定XX年5月25 日在成都召开XX年全国颜料行业经济工作会议。 会议由中国涂料工业协会和颜料各专业分会联合主办。

会议的主题是“引领颜料行业走向未来”。此次会议将邀请政府有关职能部门、科研院所、专业协会以及在颜料应用领域潜心研究的专家、学者进行有针对性的专题讲座和报告。